W tym materiale
W modelu godzinowym wynagrodzenie za dany okres wynika z pomnożenia stawki przez liczbę godzin objętych rozliczeniem. Sama stawka nie określa więc miesięcznej kwoty: do rachunku potrzebna jest jeszcze liczba godzin. Znaczenie mają również ewentualny limit godzin i ustalony zakres czynności, za które klient płaci.
Przy stałej kwocie miesięcznej punktem wyjścia jest cena za uzgodnioną usługę w danym miesiącu. Może to być na przykład obsługa określonych procesów albo pakiet zadań wraz z dostępnością w wyznaczonych porach. Sama nazwa modelu nie wyjaśnia, co obejmuje cena ani jak rozlicza się dodatkowe zadania. Faktura wystawiana raz w miesiącu może natomiast obejmować różną liczbę godzin.
Co obejmuje rozliczenie
| Element | Stawka godzinowa | Stała kwota miesięczna |
|---|---|---|
| Podstawa obliczenia kwoty | Stawka za godzinę razy liczba godzin objętych rozliczeniem. | Cena za uzgodniony zakres usługi w miesiącu. |
| Zakres usługi | Które czynności są rozliczane, w tym spotkania, przygotowanie i poprawki. | Jakie zadania, rezultaty lub poziom obsługi obejmuje cena. |
| Liczba godzin i dostępność | Planowana liczba godzin, limit oraz sposób rozliczania oczekiwania na zadania. | Uzgodniona dostępność i ewentualny limit czasu mieszczący się w cenie. |
| Raportowanie i akceptacja | Sposób ewidencji czasu, przekazywania raportu i zatwierdzania godzin. | Sposób potwierdzania wykonania usługi; raport czasu może pełnić funkcję informacyjną. |
| Przerwy i zmiana zakresu | Wpływ mniejszej liczby rozliczanych godzin i zasady pracy ponad limit. | Sposób traktowania niepełnego miesiąca, przerw oraz zadań poza ustalonym zakresem. |
Oferta może obejmować wykonywanie zadań oraz gotowość do reagowania na zgłoszenia w określonych porach. Do obliczenia wynagrodzenia godzinowego potrzebna jest informacja, czy rozlicza się sam czas wykonywania zadań, czy również czas oczekiwania. Przy stałej kwocie miesięcznej opis dostępności uzupełnia zakres obsługi: określa, kiedy klient może korzystać z usługi.
Trzy miesiące przy stawce 150 zł za godzinę
Załóżmy, że porównujemy 150 zł netto za godzinę z kwotą 24 000 zł netto miesięcznie. Obie oferty obejmują ten sam zakres obsługi, którego realizacja zajmuje w kolejnych miesiącach różną liczbę godzin. W wariancie godzinowym wszystkie te godziny są objęte rozliczeniem i zaakceptowane. W wariancie miesięcznym przyjmujemy pełną kwotę 24 000 zł niezależnie od liczby godzin podanych w tabeli. Są to umowne kwoty przyjęte do obliczeń.
Kwoty netto oznaczają tu wynagrodzenie bez VAT, przed kosztami działalności, składkami i podatkiem dochodowym. Nie są kwotami do dyspozycji ani informacją o terminie wpływu pieniędzy na rachunek.
| Okres | Liczba godzin realizacji usługi | Wariant godzinowy | Stała kwota miesięczna |
|---|---|---|---|
| Miesiąc A | 120 godzin | 120 × 150 zł = 18 000 zł | 24 000 zł |
| Miesiąc B | 160 godzin | 160 × 150 zł = 24 000 zł | 24 000 zł |
| Miesiąc C | 180 godzin | 180 × 150 zł = 27 000 zł | 24 000 zł |
| Łącznie za trzy miesiące | 120 + 160 + 180 = 460 godzin | 18 000 + 24 000 + 27 000 = 69 000 zł | 3 × 24 000 = 72 000 zł |
W tym zestawieniu wariant miesięczny daje przez trzy miesiące o 3 000 zł więcej: 72 000 zł minus 69 000 zł. W samym miesiącu C wyższe wynagrodzenie daje jednak wariant godzinowy. Zrównanie kwot przy 160 godzinach wynika z dzielenia 24 000 zł przez 150 zł za godzinę. 160 godzin to punkt zrównania tych dwóch ofert, nie stały przelicznik miesiąca na B2B.
Można też podzielić stałą kwotę przez czas realizacji usługi. W miesiącu A będzie to 24 000 zł / 120 godzin = 200 zł za godzinę, a w miesiącu C: 24 000 zł / 180 godzin = około 133,33 zł za godzinę. To pomocniczy rachunek pokazujący relację wynagrodzenia do czasu. Podstawą rozliczenia w tym wariancie pozostaje kwota miesięczna. Przy innych zasadach dotyczących zakresu, przerw lub niepełnego miesiąca wyniki wymagałyby ponownego obliczenia.
Ewidencja czasu i akceptacja rozliczenia
Godziny przeznaczone na prowadzenie działalności nie muszą w całości trafiać do rozliczenia z klientem. Załóżmy, że w miesiącu poświęcasz 140 godzin na usługi dla jednego klienta, a 10 godzin na własne oferty i obsługę dokumentów firmy. Jeśli w tym przykładzie klient płaci za 140 godzin po 150 zł, wynagrodzenie wynosi 21 000 zł. Podzielone przez łączny czas 150 godzin daje 140 zł za godzinę, przed kosztami, składkami i podatkiem.
Także w obrębie samej usługi potrzebna jest informacja, czy do rozliczenia wchodzą spotkania, przygotowanie materiałów, poprawki i oczekiwanie na dane. Raport czasu może zawierać datę, opis zadania, czas jego wykonania oraz sumę za okres. Wtedy wiadomo, jakie czynności składają się na wykazaną liczbę godzin. W modelu stałej kwoty podobne zestawienie może służyć obserwacji nakładu pracy, nawet gdy wynagrodzenie nie jest obliczane na jego podstawie.
Przekazanie raportu, jego akceptacja i zapłata to odrębne zdarzenia. W opisie rozliczenia znaczenie mają osoba zatwierdzająca, termin przekazania zestawienia, czas na zgłoszenie uwag i sposób wyjaśniania różnic. Założenie dotyczące momentu akceptacji może zmieniać planowaną datę wystawienia faktury lub rozpoczęcia biegu terminu płatności, jeśli tak opisano przebieg rozliczenia. Samo wyliczenie miesięcznego wynagrodzenia nie wyznacza więc daty wpływu. Zależność między datami pokazuje artykuł o terminach płatności 14, 30 i 60 dni.
Stała cena usługi a ryczałt podatkowy
Stała cena miesięczna opisuje sposób ustalenia wynagrodzenia za usługę. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest natomiast formą opodatkowania działalności gospodarczej, przedstawioną w serwisie Ministerstwa Finansów. Sposób ustalania ceny i forma opodatkowania to dwie osobne informacje. Określenie wynagrodzenia jako ryczałtowego nie podaje, jak usługodawca rozlicza podatek. Z kolei sama stawka godzinowa nie wskazuje formy opodatkowania przychodu z usługi.
Źródła
- Ministerstwo Finansów: Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: Potwierdza, że ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest formą opodatkowania działalności gospodarczej.