Klient z zagranicy na B2B: checklista pytań przed startem

WAŻNE

Ten materiał nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Nie rekomendujemy form opodatkowania ani procedur celnych - przy obowiązkach podatkowych skonsultuj się z doradcą. Poniżej: praktyczna warstwa umowy i współpracy.

Zanim podpiszesz: 10 pytań do klienta

Odpowiedz sobie (i klientowi) na te punkty przed pierwszą fakturą:

1. Kto jest stroną umowy - podmiot zagraniczny, polska spółka grupy, broker?
2. W jakiej walucie wystawiasz fakturę i po jakim kursie liczysz „swoją” kwotę?
3. Jaki jest termin płatności i od jakiej daty biegnie (faktura, akceptacja, miesiąc kalendarzowy)?
4. Jak płacą - SWIFT, Wise, PayPal - i kto ponosi opłaty bankowe?
5. Kto akceptuje pracę - raport czasu, zadanie w systemie, prezentacja - i w jakim terminie?
6. Jaki jest model rozliczeń - godziny, ryczałt, płatność etapowa (stawka godzinowa vs miesięczna)?
7. Gdzie jest zakres - dokument, lista zadań, mail startowy?
8. Jak komunikujecie się - kanały, strefy czasowe, język ustaleń?
9. Co przy opóźnieniu płatności - procedura przypomnień?
10. Co przy zakończeniu - ostatnia faktura, przekazanie dostępu, zakaz konkurencji jeśli jest w umowie?

Umowa i język: co mieć czarno na białym

Bez wchodzenia w prawo międzynarodowe, w praktyce B2B warto mieć jasno:

• język umowy, w którym rozumiesz zapisy o płatności, zakresie i odpowiedzialności,
• stronę umowy zgodną z tym, kto płaci i kto akceptuje pracę,
• załącznik z zakresem lub link do listy zadań jako część ustaleń,
• kanał na zmiany zakresu (mail od osoby uprawnionej).

Wzór zapisów po polsku: Wzór umowy B2B. Negocjacja terminu: Jak negocjować termin płatności.

Waluta, kurs i kiedy fakturujesz

W praktyceFaktura w EUR, wypłata w PLN z opóźnieniem

Fakturujesz 10 000 EUR, na koncie ląduje kwota po kursie banku z opóźnieniem tygodnia. Bez ustalenia „kiedy liczymy kurs” trudno porównać miesiąc do miesiąca. Warto zapisać: waluta faktury, kto ponosi różnice kursowe, czy wypłata musi być w tej samej walucie.

Warto sprawdzić:

• czy faktura jest w walucie, w której planujesz budżet,
• czy masz konto, które przyjmuje przelew bez niespodzianek,
• czy termin płatności liczysz w dniach kalendarzowych czy roboczych (częste w kontraktach zagranicznych).

Terminy płatności i kanał płatności

Połącz ten rozdział z Terminy płatności 14/30/60. Przy kliencie zagranicznym dochodzi:

• czas przelewu międzynarodowego,
• dzień waluty,
• wewnętrzny proces AP (accounts payable) - często +1-2 tygodnie ponad „30 dni”.

Jeśli termin jest „od akceptacji”, a akceptacja jest w USA, Ty w Europie - raportowanie i akceptacja stają się krytyczne.

Komunikacja: strefy czasowe, akceptacje, kto decyduje

Strefy czasowe: ustal okna odpowiedzi („odpowiadam w ciągu 24h roboczych”) zamiast bycia online 16h.

Akceptacje: kto w USA / UK zatwierdza raport czasu, czy potrzebna jest druga osoba w PL.

Decyzje: jedna osoba decyzyjna (np. product owner) ogranicza chaos przy zmianach zakresu.

Raport czasu, rezultaty i „gotowe” przy zdalnej współpracy

Przy zdalnej współpracy bez codziennej obecności:

• definiuj gotowe per zadanie,
• rytm tygodniowego podsumowania,
• zapis, że praca poza uzgodnioną listą zadań wymaga potwierdzenia.

Przy negocjacji zakresu i akceptacji warto mieć ustalone punkty na piśmie przed rozmową z klientem.

Ryzyka w codziennej współpracy (nie podatkowe)

Na liście „do ogarnięcia” bez wchodzenia w szczegóły podatkowe:

• długi cykl akceptacji przed płatnością,
• spory i reklamacje przy nietypowych kanałach płatności,
• zmiana zakresu przez wiele osób w różnych strefach czasowych,
• jeden klient = 100% czasu + długi termin (płynność finansowa),
• brak podpisanego aneksu przy zmianie stawki w obcej walucie.

Przy eskalacji: Problemy i konflikty na B2B.

W praktyceKlient EU, akceptacja w USA

Umowa z europejską spółką, ale zadanie zamyka zespół w Kalifornii. Ty wysyłasz raport w piątek, oni reagują w środę - i tak co tydzień. Termin płatności „30 dni od akceptacji” w praktyce może być znacznie dłuższy niż 30 dni od Twojej pracy.

Podsumowanie i „co dalej”

Zagraniczny klient nie musi być „trudniejszy” - częściej jest bardziej procesowy. Lista na start:

• Strona umowy = strona płatności
• Waluta, kurs, opłaty bankowe
• Termin i punkt startu (faktura vs akceptacja)
• Model rozliczeń i zakres prac
• Osoba akceptująca i rytm raportów
• Plan B przy opóźnieniu

Potem dopiero skala współpracy.

Narzędzia i kolejne kroki

• Cashflow na B2B

Powiązane pytania

• Termin płatności a stawka - co negocjować najpierw?
• Co jeśli klient nie akceptuje timesheetu?

Zobacz też

• Umowy i kontrakty B2B
• Finanse, podatki i faktury
• B2B vs umowa o pracę - gdy rozważasz formę współpracy z zagranicznym podmiotem