Księgowość na B2B: modele obsługi i zakres usług

Program do faktur może obsługiwać wystawianie dokumentów, ich wysyłkę, statusy płatności i połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dostęp do takich funkcji nie oznacza jeszcze, że ktoś prowadzi Twoją księgowość. W ofertach występują osobno pakiety do fakturowania, samodzielnej księgowości, samodzielnej pracy ze wsparciem oraz usługa księgowego. Takie rozróżnienie pokazuje na przykład porównanie zakresów pakietów inFakt.

System do samodzielnej księgowości może dodatkowo prowadzić ewidencje, obliczać podatki i składki oraz umożliwiać wysyłanie rozliczeń. Nadal jest jednak narzędziem, z którego korzysta przedsiębiorca. Opis programu do księgowości odróżnia te funkcje od zlecenia prowadzenia rozliczeń konkretnej osobie.

W usłudze biura rachunkowego księgowy wykonuje uzgodnione czynności, a aplikacja może służyć do wystawiania faktur, przekazywania dokumentów i kontaktu. Tak działa na przykład opisany przez IFIRMA model obsługi przez biuro. Samo określenie „księgowość online” nie wyjaśnia więc, kto księguje dokumenty. Zarówno program do samodzielnej pracy, jak i usługa biura mogą być dostępne przez internet.

Przekazanie faktury i wyjaśnienie, czego dotyczy zakup, to dwa różne etapy. Program może odczytać dane dokumentu, ale sam odczyt nie wyjaśnia, w jakim celu korzystasz z danej usługi. W rozmowie o obsłudze pojawiają się więc zarówno pytania o sposób dostarczania dokumentów, jak i o informacje potrzebne do ich rozliczenia.

Załóżmy, że wystawiasz jedną fakturę miesięcznie za usługi i kupujesz abonament na zagraniczne oprogramowanie. Zestaw dokumentów do omówienia z biurem obejmuje wtedy zarówno sprzedaż usług, jak i zakup od zagranicznego dostawcy. Sama liczba faktur nie opisuje całego zakresu pracy. Osobnego potwierdzenia wymaga to, czy oferta obejmuje takie transakcje i jakie dane są potrzebne do ich obsługi.

Opis współpracy powinien pozwalać prześledzić drogę dokumentu: skąd trafia do systemu, kto sprawdza dane, kto pyta o braki i gdzie pojawia się informacja o zakończeniu rozliczenia. Przy kilku kanałach przekazywania faktur pojawia się również kwestia wykrywania duplikatów. Osobnym ustaleniem jest sposób przekazywania dokumentów, których nie ma w używanej integracji.

Termin dostarczenia danych do biura, termin odpowiedzi na pytanie księgowego i termin przekazania kwot do zapłaty pełnią inne funkcje. Pierwszy organizuje pracę nad dokumentami, drugi uzupełnianie informacji, a trzeci pozwala zaplanować płatności. W ofercie mogą występować także odrębne zasady obsługi dokumentów przekazanych po uzgodnionej dacie.

W KSeF uprawnienie do dostępu do faktur jest odrębne od uprawnienia do ich wystawiania. Ministerstwo Finansów wyjaśnia również, że samo posiadanie uprawnienia do działania w imieniu podatnika nie zobowiązuje do wykonywania czynności. Oba rozróżnienia opisuje materiał MF o uprawnieniach i autoryzacji.

W opisie obsługi księgowej osobnego wskazania wymagają zatem wystawianie faktur sprzedaży, pobieranie faktur zakupowych i ich księgowanie. Pytanie „czy obsługujecie KSeF?” nie wyjaśnia jeszcze, które z tych czynności wykonuje biuro, a które pozostają po Twojej stronie.

Pomoc w obsłudze programu, odpowiedź na pytanie księgowe i sprawdzenie dokumentów to różne czynności. Informacja o dostępie do czatu lub infolinii nie przesądza, że ktoś na bieżąco przegląda Twoje rozliczenia. W modelu z przypisanym księgowym znaczenie mają też sposób kontaktu i zastępstwo podczas jego nieobecności.

Przy rozliczeniu miesiąca można osobno wskazać przygotowanie danych, wysłanie dokumentów do urzędów, udostępnienie potwierdzeń oraz przekazanie kwot i terminów płatności. Informacja o kwocie do zapłaty nie jest potwierdzeniem wykonania przelewu. Jeżeli oferta obejmuje funkcje płatności, dodatkowym pytaniem jest to, kto je zatwierdza i jak sprawdza się ich status.

Miesięczna cena może obejmować określoną liczbę dokumentów lub wskazany zakres czynności. W publicznych cennikach występują również osobne opłaty za dodatkowe dokumenty, wybrane transakcje, zeznanie roczne czy roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Przykłady takich pozycji zawiera cennik usług księgowych IFIRMA. Nie oznacza to jednak, że każde biuro wycenia je w ten sam sposób.

Porównanie dwóch abonamentów wymaga więc tego samego zestawu założeń: liczby i rodzajów dokumentów, występowania transakcji zagranicznych, zakresu kontaktu oraz rozliczeń wykonywanych raz w roku. Znaczenie ma też to, czy cena jest podana netto czy brutto i czy dotyczy płatności miesięcznej, czy opłaty za dłuższy okres. Miejsce tej opłaty w wydatkach na działalność opisuje artykuł o budżecie pracy na B2B.

Punktem wyjścia może być opis zwykłego miesiąca Twojej działalności: rodzaj świadczonych usług, krajowi lub zagraniczni klienci i dostawcy, waluty oraz przybliżona liczba dokumentów sprzedaży i zakupów. Wtedy odpowiedzi na poniższe pytania odnoszą się do tego samego zakresu pracy.